کتابخانهها و مراکز اسناد علاوه بر نگهداری اصل منابع خود به دو دلیل نیازمند نگهداری فرم رقمی شده (Digitized) آنها نیز هستند. دلیل اول گرانبها بودن پارهای از منابع کتابخانه میباشد که محدودیتهای زیادی را برای استفاده از آنها ایجاد میکند و کتابخانهها میتوانند با ارائه فرم رایانهای آنها، مقدار قابل توجهی از نیاز مراجعین را برطرف کنند.
دلیل دوم نیاز به دسترسی از راه دور (از طریق اینترنت) به منابع و مدارک میباشد که جز با تبدیل آنها به فرم رایانهای امکانپذیر نمیباشد. نرم افزار جامع آرشیو شرکت سریر رایانه گستر مجهز به یک نرمافزار پیشرفته نگهداری منابع دیجیتال است که علاوه بر امکان ذخیره و مدیریت منابع دیجیتال، امکان ایجاد محدودیت در نحوه دسترسی به این منابع و تهیه آمار از آنها را نیز در اختیار کتابخانهها و مراکز اسناد قرار میدهد.
مهمترین ویژگیهای این سیستم عبارتند از :
ذخیره و بازیابی منابع دیجیتال سازماندهی و ذخیره اطلاعات منابع دیجیتال طبقه بندی منابع دیجیتال جستجوی منابع در اینترنت ذخیره و بازیابی منابع دیجیتال
از آنجا که منابع دیجیتال در اصل به شکل فایل رایانه هستند، بنابراین میتوان آنها را در دایرکتوریهای یک یا چند رایانه مختلف کپی کرد و برای دسترسی به آنها نیز از سرویسهای ساده موجود در سیستم عامل استفاده کرد. ولی این روش دارای معایبی است:اولا هیچ کنترلی بر روی کپی اشتباهی فایلها و یا حذف احتمالی آنها به خصوص بعد از آدرس دهی در منابع کتابشناختی وجود ندارد.ثانیا ابزار کامل و پیشرفتهای برای جستجوی فایلها بر اساس مشخصات یا محتوی آنها وجود ندارد. همچنین ابزار مدیریتی مناسبی نیز برای تعیین دسترسی کاربران و بررسی میزان دسترسی آنها به منابع دیجیتال وجود ندارد.